|
يهدف اعتماد نظام تصنيف للوثائق إلى تحقيق الغايات التالية:
- ضمان السرعة والنجاعة في الاستدلال على الوثائق للقيام بالعمل المطلوب ثم إرجاعها إلى أماكن حفظها إلى أن ينتهي العمل الخاص بها وتغلق الملفات.
- ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركة الموظفين (غياب ونقلة وندب...) وذلك بوضع نظام تصنيف قار وموحد ونبذ الإجتهاد الفردي المشخص.
- وضع الوثائق في إطار نشأتها وتجميعها في ملفات حسب المواضيع المتعلقة بها للتمكن من متابعة تطور الأعمال المتعلقة بها لأن فصل الوثائق لا يسهل فهم المعلومات التي تحتويها نظرا للعلاقة التي تربط بينها.
- تيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان مصادرحقوق الأشخاص والمجموعات.
- ضمان قابلية نظام التصنيف للتمدد والتطور بحيث يبقى صالحا حتى وإن طرأ تغيير على اختصاصات الوحدة الحكومية.
تمثل جداول مدد استبقاء الوثائق حجر الزاوية في نظام إدارة الوثائق بحيث تحدد مسبقا، أي قبل النشأة، لكل نوع من الملفات أو الوثائق المسار الذي يمر به والمصير النهائي الذي يؤول إليه بعد انتهاء حاجة الإدارة إليه
يتم تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق الجارية المتداولة في أماكن العمل منذ نشأتها إلى انتهاء العمل العادي المتعلق بها، ثم تستخدم لإدارة الوثائق الوسيطة لتطبيق مدة الحفظ المحددة لها ولتطبيق المصير النهائي الخاص بها. كما يمكن تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق التي نشأت قبل اعتماد نظام إدارة الوثائق.
ويهدف وضع جداول مدد استبقاء الوثائق إلى:
- توحيد مدد استبقاء ملفات ووثائق الوحدات الحكومية وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق.
تحقيق الربح والجدوى في إدارة الموارد البشرية والأماكن والمعدات وذلك بـ :
- تحويل الملفات والوثائق التي لم تعد جارية الاستعمال من مكاتب العمل إلى المكان المخصص لحفظها مدة انتقالية. يتم الحفظ وفقا لمقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق وذلك إما تطبيقا لأحكام قانونية أو بغرض العودة إليها عند الحاجة أو حفاظا على مستندات حقوق الأفراد والمجموعات أو تسهيلا لأعمال الرقابة والتفقد والتخطيط والاستشراف.
- الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
- الإتلاف المنظم للوثائق التي أصبحت غير صالحة وليس لها قيمة تجعلها جديرة بالحفظ الدائم.
- ضمان تكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرا للبحوث والدراسات.
|